Vertaling uit hoffelijkheid — alleen de Engelse tekst bindt (artikel 23 van de Dienstvoorwaarden). De overeenkomst van artikel 28 AVG, die onze lezing van uw boekhouding beheerst. U aanvaardt ze op het verbindingsscherm, vóór de eerste lezing — niet bij de betaling.

Verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG)

Anthracite Brussels — boekhoudingsovername en voorbereiding van neerleggingen · Versie 1.5 — 7 augustus 2026

Deze overeenkomst is de bijlage over persoonsgegevens bij de Dienstvoorwaarden. Zij staat op zichzelf: zij verwijst naar geen enkele andere tekst.

⏱ U aanvaardt haar op het verbindingsscherm — vóór u ons uw sleutel geeft, en vóór wij ook maar iets lezen. Niet bij de betaling, niet bij de levering.

Waarom dat moment en niet een gemakkelijker moment. Wat ons tot verwerker maakt, is de eerste lezing van uw gegevens, die plaatsvindt bij de gratis diagnose. Een overeenkomst die daarna wordt aanvaard, zou de gevoeligste stap van het traject buiten elk geschreven kader laten, en geen enkele tekst die later wordt ondertekend, herstelt een toestemming die achteraf werd verkregen. Daarom vragen wij het vooraf, op het enige moment waarop vragen iets betekent.

Tussen

U, geïdentificeerd op de bestelling, hierna de Verwerkingsverantwoordelijke;

Charbon Cinéma SRL, een besloten vennootschap (BV) naar Belgisch recht, Berthelotstraat 172, 1190 Vorst, België, ondernemings- en btw-nummer BE 0669.654.643, RPR Brussel, handelend onder de naam Anthracite Brussels, hierna de Verwerker;

samen, de Partijen.

Artikel 1 — Voorwerp en definities

1.1. Deze overeenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens die de Verwerker uitvoert ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de dienst van boekhoudingsovername beschreven in de Dienstvoorwaarden.

1.2. "Persoonsgegevens", "verwerking", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "inbreuk in verband met persoonsgegevens" en "betrokkene" hebben de betekenis die artikel 4 van Verordening (EU) 2016/679 ("AVG") eraan geeft.

1.3. Deze overeenkomst is de enige bijlage bij de Dienstvoorwaarden inzake gegevensbescherming. Waar de twee teksten elkaar tegenspreken op een punt van gegevensbescherming, heeft deze overeenkomst voorrang.

Waarom die voorrangsclausule. Zij voorkomt dat een zin die in de Dienstvoorwaarden voor de leesbaarheid is geschreven, wordt gebruikt als afwijking van een verplichting die artikel 28 buiten het bereik van de partijen plaatst.

Artikel 2 — De rol van elke partij

2.1. U treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. U bepaalt de doeleinden en de middelen van de verwerking van uw boekhouding, en u beslist om die te laten migreren.

2.2. Wij treden op als verwerker. Wij oefenen geen controle uit over uw doeleinden, wij bepalen niet de inhoud van de verwerkte gegevens, en wij gebruiken ze voor geen enkel eigen doel.

2.3. Indien u een boekhoudkundig beroepsbeoefenaar bent. Indien u een boekhoudkantoor bent of een andere beroepsbeoefenaar die voor eigen cliënten optreedt, bent u zelf verwerker voor hen en treden wij op als subverwerker in de zin van artikel 28(4) AVG. In dat geval garandeert u dat u over de schriftelijke toestemming van uw cliënten beschikt, of over een gedocumenteerde algemene toestemming, die u toelaat ons in te schakelen. Deze overeenkomst is dan mutatis mutandis van toepassing, waarbij u de prerogatieven van de verwerkingsverantwoordelijke uitoefent.

2.4. Een boekhoudkundig beroepsbeoefenaar blijft gebonden door het beroepsgeheim en door de vertrouwelijkheidsplicht, met name krachtens artikel 50 van de wet van 17 maart 2019. Deze overeenkomst, en in het bijzonder artikel 5 ervan, bestaat onder meer opdat het toevertrouwen van gegevens aan ons verenigbaar zou zijn met beide.

Waarom dit artikel. Boekhoudkantoren zijn een kanaal waaraan wij verkopen. Zonder deze schriftelijke kwalificatie zou de keten van verwerkers impliciet blijven, en zou de toestemming van de eigen cliënten van het kantoor — die artikel 28(2) vereist — onmogelijk te controleren zijn.

Artikel 3 — Verwerking op gedocumenteerde instructies (art. 28(3)(a))

3.1. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op uw gedocumenteerde instructies. Die instructies zijn de volgende, en niets anders:

deze overeenkomst en haar Bijlage 1;
de Dienstvoorwaarden die u hebt aanvaard;
de bestelling, met inbegrip van de identificatie van de overgenomen vennootschap (naam, ondernemingsnummer, btw-nummer, technische identificator van de brondatabase en interne identificator van de vennootschap) en het gekozen overnameniveau;
het door uzelf in gang zetten van de opbouw, vanuit uw browser, met uw eigen API-sleutel;
elke latere instructie die schriftelijk wordt gestuurd naar support@anthracite.brussels.

3.2. Wij geven geen gegevens door aan een derde land of aan een internationale organisatie, tenzij een wet waaraan wij onderworpen zijn ons daartoe verplicht; in dat geval stellen wij u vóór de verwerking van dat wettelijke voorschrift in kennis, tenzij de wet die kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

3.3. Wij stellen u onmiddellijk in kennis indien naar ons oordeel een instructie inbreuk maakt op de AVG of op een andere bepaling van het Unierecht of het Belgische gegevensbeschermingsrecht, en wij schorten die instructie op totdat u ze schriftelijk bevestigt.

Waarom 3.3, in de woorden van de wet zelf. Het is de laatste alinea van artikel 28(3). Het snijdt ook een verleiding de pas af die de andere kant op loopt: de klant een gemakkelijke verklaring laten ondertekenen waarvan beide partijen weten dat ze onjuist is. Zo'n verklaring zou geen enkel effect hebben tegenover de toezichthoudende autoriteit of de betrokkenen — ze zou alleen bewijzen dat wij het wisten.

Artikel 4 — Doel, omvang en duur

4.1. Het doel is beperkt: de dienst uitvoeren die u hebt besteld (de overname, of de export van de jaarrekening onder bijlage C van de Dienstvoorwaarden), het resultaat leveren en, waar van toepassing, de database hosten voor de overeengekomen periode. Het omvat de bepaling van de prijs wanneer de prijs afhangt van een cijfer dat bij de diagnose wordt afgelezen (volumes, gewicht van de bijgevoegde documenten, omzet van het betrokken boekjaar) — dat cijfer wordt u samen met de prijs getoond, vóór u bestelt. Geen verwerking voor enig ander doel is toegestaan: geen statistieken, geen verbetering van onze software, geen training van een geautomatiseerd systeem, geen marketing.

Waarom de prijsbepaling als doel wordt genoemd. Voor een vennootschap is omzet geen persoonsgegeven. Voor een eenmanszaak wel. Het benoemen dekt het tweede geval en kost het eerste niets.

4.2. De aard van de verwerkingen, de categorieën van gegevens, de categorieën van betrokkenen en de duur zijn vastgelegd in bijlage 1.

4.3. Wij zullen de inhoud van de bijlagen die wij overbrengen niet openen, indexeren of lezen. Ze worden in hun geheel gekopieerd, zonder inspectie.

Waarom we het zo formuleren. Het is waar, het kan in onze code worden nagegaan, en het is het enige eerlijke wat men kan zeggen over bestanden waarvan niemand voor de inhoud kan instaan: een gescand kasticket kan gezondheidsgegevens bevatten of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen. Beloven dat die er niet in zitten, zou onverifieerbaar zijn. Beloven dat wij ze niet openen, is dat niet.

4.4. De API-sleutel die u aanlevert, wordt nooit opgeslagen: hij wordt in het geheugen gehouden voor de duur van één uitlezing en wordt naar geen enkele database, geen bestand, geen logboek en geen notificatie weggeschreven. Wij sturen niets dan lees-operaties naar uw brondatabase, een beperking die als een witte lijst van methoden in de transportcomponent is geïmplementeerd.

4.5. U kunt uw sleutel onmiddellijk na elke operatie intrekken. Wij herinneren u daar op het scherm aan.

Artikel 5 — Vertrouwelijkheid (art. 28(3)(b))

5.1. Wij waarborgen dat de personen die gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken, zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden, door een schriftelijke verbintenis of krachtens een passende wettelijke verplichting. Die verbintenis blijft gelden na het einde van hun betrokkenheid.

5.2. De toegang is beperkt tot de personen van wie de betrokkenheid noodzakelijk is om de dienst uit te voeren. De lijst van personen die toegang hebben gehad, wordt u op schriftelijk verzoek bezorgd.

Artikel 6 — Beveiliging van de verwerking (art. 28(3)(c) en art. 32)

6.1. Wij treffen de passende technische en organisatorische maatregelen die in bijlage 2 zijn beschreven, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking, en de betrokken risico's.

6.2. Wij mogen die maatregelen wijzigen op voorwaarde dat het beveiligingsniveau niet wordt verlaagd. Elke wezenlijke wijziging wordt u ter kennis gebracht.

6.3. ⚠️ Geen back-ups — en wat dat voor u betekent. Er wordt geen back-up bewaard van de database die wij opbouwen: er bestaat maar één kopie. De veerkracht in de zin van artikel 32(1)(c) AVG wordt geboden door het feit dat de database opnieuw kan worden opgebouwd vanuit de bron, die bij u blijft. Als gevolg daarvan geldt: het werk dat u zelf in de gehoste database verricht, wordt niet geback-upt; het is aan u om er een kopie van te downloaden, wat u op elk moment kunt doen.

Waarom we daarvoor kozen, en waarom we het opschrijven. Geen tweede kopie bewaren is een minimaliseringsmaatregel, geen leemte — één kopie minder is één kopie die niet kan lekken. Maar het zou oneerlijk zijn u te laten geloven dat een incident ongedaan zou kunnen worden gemaakt. De keerzijde van de minimalisering zijn wij u schriftelijk verschuldigd.

Artikel 7 — Subverwerkers (art. 28(2) en (4))

7.1. U geeft ons een algemene schriftelijke toestemming om de subverwerkers in te schakelen die in bijlage 3 zijn opgesomd.

7.2. Wij informeren u over elke voorgenomen verandering inzake de toevoeging of vervanging van een subverwerker ten minste dertig dagen voordat die ingaat. U hebt die termijn om bezwaar te maken. Maakt u op gemotiveerde gronden bezwaar, dan zoeken we samen een oplossing; lukt dat niet, dan kunt u de lopende dienst beëindigen en wordt u pro rata terugbetaald voor wat niet werd uitgevoerd.

7.3. Wij leggen elke subverwerker bij overeenkomst dezelfde verplichtingen op als die van deze overeenkomst, en wij blijven tegenover u volledig aansprakelijk voor de nakoming ervan door die subverwerker.

7.4. Wanneer de bestemmingsbase wordt gehost door een platform van u. Wanneer u de heropgebouwde boekhouding geleverd wilt krijgen in een platform waarop u zelf het abonnement houdt (Odoo Online, odoo.sh), is dat platform uw verwerker, niet de onze, en het komt niet voor in bijlage 3. Dit is de configuratie die wij aanbevelen.

Waarom we die aanbevelen. In de omgekeerde configuratie zou het platform onze subverwerker worden en zou artikel 28(4) ons aansprakelijk maken voor zijn tekortkomingen. Uw toestemming zou juridisch volstaan; economisch volstaat ze niet.

Artikel 8 — U helpen betrokkenen te antwoorden (art. 28(3)(e))

8.1. Rekening houdend met de aard van de verwerking staan wij u met passende technische en organisatorische maatregelen bij in het nakomen van uw verplichting om te antwoorden op verzoeken tot uitoefening van de rechten die in hoofdstuk III AVG zijn vastgelegd.

8.2. Schrijft een betrokkene ons rechtstreeks aan, dan antwoorden wij niet ten gronde: wij sturen het verzoek onverwijld naar u door en melden u dat wij dat hebben gedaan.

8.3. ⚠️ De kopie werkt zichzelf niet bij. Wat wij bewaren, is een momentopname van uw brondatabase. Een rectificatie, een bezwaar of een wissing die u in uw brondatabase doorvoert, plant zich niet voort naar de kopie. U geeft ons schriftelijk instructie over wat op de kopie moet worden herhaald; gebeurt dat niet, dan sluit de verwijdering van de kopie op het overeengekomen tijdstip (artikel 10) de zaak af.

Waarom we het zo bot zeggen. Het is het meest contra-intuïtieve gevolg van elke migratie, en het gevolg dat een klant op het slechtst mogelijke moment ontdekt: de dag waarop iemand een recht op wissing uitoefent. Een onaangename zin in een contract is beter dan een onmogelijk antwoord binnen een termijn van één maand.

Artikel 9 — Bijstand en melding van inbreuken (art. 28(3)(f) en art. 33(2))

9.1. Wij staan u bij om de naleving te waarborgen van de verplichtingen van de artikelen 32 tot en met 36 AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover wij beschikken.

9.2. Wij melden u elke inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen achtenveertig uur nadat wij er kennis van hebben genomen, per e-mail aan het adres op uw bestelling.

9.3. De melding bevat, voor zover mogelijk: de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en betrokken registraties, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen of voorgestelde maatregelen, en de contactgegevens van een contactpunt. Ontbrekende informatie volgt zodra zij beschikbaar wordt.

Waarom achtenveertig uur in plaats van “zonder vertraging”. U hebt tweeënzeventig uur om de toezichthoudende autoriteit in kennis te stellen. Een belofte korter dan de uwe zou er een zijn die wij niet aantoonbaar konden nakomen; een belofte zonder termijn zou u in gebreke stellen zonder dat u er iets aan kon doen. Achtenveertig uur laat u de tijd die u nodig hebt en blijft haalbaar zonder nachtwerk.

Artikel 10 — Wat er op het einde met de gegevens gebeurt (art. 28(3)(g))

10.1. Aan het einde van de hosting, of bij vroegtijdige beëindiging van de dienst, verwijderen wij alle persoonsgegevens die voor uw rekening zijn verwerkt, en alle bestaande kopieën, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt of artikel 10.7 anders bepaalt.

10.2. Vóór de verwijdering wordt u gewaarschuwd, volgens de voorwaarden van artikel 16.3 van de Dienstvoorwaarden — tweemaal bij een termijn van negentig dagen, bij levering bij een termijn van zeven dagen — en wordt elk geproduceerd bestand u opnieuw aangeboden, samen met een volledige kopie van de database.

10.3. De verwijdering wordt niet uitgevoerd zolang geen overdracht heeft plaatsgevonden na het laatste werk dat u in de gehoste database hebt verricht.

10.4. De verwijdering wordt vastgelegd in een verwijderingsregister met tijdstempel, dat vermeldt wat werd verwijderd en welke controle voor elk element werd uitgevoerd. Dat register wordt u op verzoek verstrekt.

10.5. Er is geen back-up van de gehoste database om te wissen (artikel 6.3): de verwijdering ervan is dus door de constructie zelf volledig. Het ene element dat haar overleeft — het vergelijkingsrapport van artikel 10.7 — leeft niet in die database maar op uw bestelling in ons eigen systeem, en het wordt verwijderd op de termijn die artikel 10.7 bepaalt.

10.6. De API-sleutel, die nooit werd opgeslagen, hoeft niet te worden verwijderd.

10.7. Het ene dat de hosting overleeft: het vergelijkingsrapport. Het vergelijkingsrapport van artikel 11 van de Dienstvoorwaarden wordt gedurende achttien maanden op uw bestelling bewaard vanaf de levering, en op die termijn verwijderd. Wij zeggen u ronduit waarom, omdat het de enige uitzondering op deze pagina is:

het is het aanvaardingsdocument — artikel 11.2 maakt dat de levering geacht wordt aanvaard te zijn aan de hand van dat rapport, zodat van een levering waarvan het rapport verdwenen is, door geen van ons beiden nog kan worden aangetoond dat zij aanvaard werd;
het is het document waaraan een klacht wordt afgemeten, en artikel 14.2 van de Dienstvoorwaarden laat u twaalf maanden om er een in te dienen voor elk gebrek anders dan een gebrek in de getrouwheid van de overname. Een kopie die wij aan het einde van de hosting hadden vernietigd, zou uw bewijs evenzeer wegnemen als het onze;
het laat u toe het opnieuw te lezen nadat de gehoste database verdwenen is — precies het moment waarop u het het meest waarschijnlijk nodig hebt.

Achttien maanden zijn de twaalf van artikel 14.2 plus een marge voor een klacht ingediend op de laatste dag. De termijn wordt niet verlengd door een verlenging van de hosting, en u kunt ons vragen het eerder te verwijderen, waarna wij dat doen en het in het verwijderingsregister noteren.

En wat er gebeurt tussen de achttiende maand en de vierentwintigste. Artikel 14.2 van de Dienstvoorwaarden geeft u vierentwintig maanden voor een gebrek in de getrouwheid van de overname, omdat dat soort gebrek pas echt te ontdekken valt bij uw volgende afsluiting. Deze termijn is korter dan die, en wij zeggen dat liever dan het verschil glad te strijken: na de achttiende maand is onze kopie weg, en de kopieën die uw klacht dragen zijn de uwe — de PDF als bijlage bij uw leverings-e-mail en het COMPARISON-REPORT.txt in uw pakket, die artikel 11.4 van de Dienstvoorwaarden u precies daarom overhandigt: zodat ze buiten onze systemen staan en wij ze nooit kunnen terugtrekken. Bewaar ze bij het dossier.

10.8. Wat dat rapport kan bevatten, en wat niet. Het draagt de bevindingen van onze controles: aantallen, rekeningcodes, geaggregeerde cijfers, datums, documenttypes, en — waar een controle een verschil vond — een beperkte steekproef van de betrokken lijnen, die een leveranciers- of klantennaam kan bevatten. Het bevat geen bijlage, geen gebruikersaccount, geen loongegevens, en niets uit de inhoud van een document. Het wordt bewaard op de bestelling waartoe het behoort, alleen leesbaar door u (via uw bestelling) en door ons, en het valt onder dezelfde maatregelen als de rest (Bijlage 2).

Waarom een register in plaats van een belofte. Artikel 28(3)(g) vereist verwijdering; niets vereist dat zij bewezen wordt. Een register met tijdstempel maakt van een verplichting om te handelen een document dat kan worden gecontroleerd — en het is het eerste wat een inspectie zou opvragen.

En waarom 10.7 überhaupt bestaat, in plaats van te zwijgen. Het vergelijkingsrapport de hosting laten overleven was een bewuste keuze, en het laat een kleine hoeveelheid van uw boekhoudgegevens langer in ons systeem dan al het andere. Een uitzondering die niet is opgeschreven, is een uitzondering die de regel vals maakt — en “wij verwijderen alles” is precies het soort zin dat ofwel waar is, ofwel waardeloos. Haar benoemen, haar een termijn geven en zeggen wat zij kan bevatten kost ons een alinea en houdt de rest van dit artikel exact.

Artikel 11 — Informatie en audits (art. 28(3)(h))

11.1. Wij stellen u alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving aan te tonen van de verplichtingen van deze overeenkomst.

11.2. U mag audits uitvoeren, inspecties inbegrepen, of ze laten uitvoeren door een auditor die u mandateert. Zulke audits vinden hoogstens eenmaal per jaar plaats — zonder beperking bij een bevestigde inbreuk in verband met gegevens of een instructie van een toezichthoudende autoriteit — mits dertig dagen schriftelijke kennisgeving vooraf, tijdens de werkuren, zonder onze activiteit te verstoren, en behoudens de vertrouwelijkheidsverbintenis van de auditor, die geen rechtstreekse concurrent mag zijn.

11.3. De kosten van de audit zijn voor u, tenzij de audit een substantiële tekortkoming van onze kant aan het licht brengt.

Waarom deze grenzen, en waarom ze daar stoppen. Omkaderen hoe een audit verloopt, is rechtmatig. Het schrappen of onwerkbaar maken ervan is dat niet — artikel 28(3)(h) ligt buiten het bereik van de partijen, en een clausule die het zou uithollen, zou vervallen en het wettelijke regime bloot achterlaten.

Artikel 12 — Register van de verwerker (art. 30(2))

Wij houden een register bij van de categorieën verwerkingsactiviteiten die voor uw rekening worden verricht, met daarin de informatie opgesomd in artikel 30(2) AVG. Het wordt op verzoek ter beschikking gesteld van de toezichthoudende autoriteit.

Artikel 13 — Waar de gegevens zich bevinden, en doorgiften

13.1. De verwerking vindt plaats op servers gelegen in de Europese Unie. Er vindt geen doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaats.

13.2. Mocht een doorgifte ooit noodzakelijk worden, dan kan die alleen plaatsvinden nadat u vooraf bent geïnformeerd en op grond van een van de instrumenten van hoofdstuk V AVG.

Artikel 14 — Uw verklaringen en garanties

U verklaart en garandeert:

dat u de verwerkingsverantwoordelijke bent voor de gegevens in de brondatabase, of dat u over de toestemming van die verantwoordelijke beschikt (artikel 2.3);
dat u een rechtsgrond hebt voor die verwerking, in het bijzonder uw boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, en dat u de betrokkenen hebt geïnformeerd overeenkomstig de artikelen 13 en 14 AVG;
dat de brondatabase geen bijzondere categorieën van gegevens in de zin van artikel 9 bevat, noch gegevens over strafrechtelijke veroordelingen in de zin van artikel 10, buiten wat een boekhouding noodzakelijkerwijs bevat, en dat u er geen zult plaatsen zolang de dienst loopt;
dat u de subverwerkers van bijlage 3 toestaat;
dat de sleutel die u aanlevert de uwe is en dat u gerechtigd bent ons die te laten gebruiken.

Waarom deze verklaringen, en niet een verklaring dat er helemaal geen persoonsgegevens zijn. Of een verwerking bestaat is een objectieve vraag: het hangt niet af van wat de partijen afspreken te schrijven. Een verklaring dat een boekhouding geen persoonsgegevens bevat, zou feitelijk onjuist zijn — bankafschriftregels dragen de namen van tegenpartijen — en een clausule waarvan beide partijen weten dat ze onjuist is, beschermt niemand. Ze bewijst alleen dat we het wisten.

Artikel 15 — Aansprakelijkheid

15.1. Elke Partij draagt de gevolgen van haar eigen inbreuken op de AVG. Artikel 82 AVG geldt in de verhouding met de betrokkenen; niets hierin wijkt af van de aansprakelijkheden die het schept, die buiten het bereik van de Partijen liggen.

15.2. Tussen de Partijen, en uitsluitend voor contractuele schade, geldt de beperking van aansprakelijkheid zoals bepaald in de Dienstvoorwaarden, behalve voor administratieve geldboeten en voor de vergoeding die aan betrokkenen verschuldigd is op grond van artikel 82 AVG, die hun eigen regime volgen.

Waarom die uitzondering. Een aansprakelijkheid willen begrenzen die de AVG rechtstreeks aan de verwerker oplegt jegens de betrokkene, zou geen effect hebben tegenover die persoon, en zou het plafond verzwakken daar waar het geldig is.

Artikel 16 — Duur, wijziging, toepasselijk recht

16.1. Deze overeenkomst treedt in werking wanneer u ze aanvaardt, op het verbindingsscherm, vóór de eerste lezing van uw database, en eindigt wanneer alle gegevens zijn gewist overeenkomstig artikel 10.

16.2. Ze wordt automatisch gewijzigd voor zover dat nodig is om te voldoen aan een wijziging van het toepasselijke recht of aan een beslissing van een toezichthoudende autoriteit.

16.3. Ze wordt beheerst door het Belgische recht. Elk geschil valt onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel, onverminderd de bevoegdheden die de AVG voorbehoudt aan de betrokkenen en aan de toezichthoudende autoriteiten.

Bijlage 1 — Beschrijving van de verwerking (art. 28, lid 3, en art. 30, lid 2)

Voorwerp — de overname van een boekhouding gevoerd in een Odoo-systeem naar een Odoo Community-database opgebouwd voor de verwerkingsverantwoordelijke, of het op afstand genereren van een XBRL-bestand met de jaarrekening.

Aard van de verwerkingen — lezen van de brondatabase via haar programmeerinterface; kopiëren; schrijven in een nieuwe database; opslag; terbeschikkingstelling; hosting; wissing. Voor het jaarrekeningaanbod: alleen lezen en berekenen, zonder hosting.

Doeleinde — het enige doeleinde beschreven in artikel 4.1. Geen eigen doeleinde van de verwerker.

Categorieën van betrokkenen — de verwerking heeft in overweldigende mate betrekking op gegevens van rechtspersonen, die overweging 14 van de AVG buiten de verordening plaatst. De natuurlijke personen die kunnen voorkomen, zijn:

leveranciers, klanten en dienstverleners die handelen als natuurlijke persoon of als zelfstandige;
vertegenwoordigers en contactpersonen van rechtspersonen;
tegenpartijen genoemd in de regels van bankafschriften;
in voorkomend geval, personen vermeld in de meegenomen verantwoordingsstukken, waarvan de inhoud niet wordt geïnspecteerd (artikel 4.3).

Categorieën van gegevens

Overnameniveau	Wat wordt verwerkt
Balansen	rekeningstelsel, saldi, investeringslijnen; omschrijvingen van de openingsboekingen
+ De cijfers	alle boekingen en hun omschrijvingen, met inbegrip van omschrijvingen van bankafschriften die namen dragen
+ Alles	partnerfiches (naam, adres, btw-nummer, bankgegevens, eventuele contactgegevens), bijgevoegde documenten

Niet verwerkt: gebruikersaccounts van de brondatabase, HR-gegevens en individuele loongegevens, prospectie- en CRM-bestanden.

Rijksregisternummers. De meegenomen stukken kunnen incidenteel een rijksregisternummer bevatten. De verwerker gebruikt het voor geen enkel doel: hij indexeert dat nummer niet, zoekt er niet naar, kruist het met geen enkel ander gegeven, en behandelt het alleen als de ondoorzichtige inhoud van het document dat het draagt, namens de verwerkingsverantwoordelijke.

Termijnen

Fase	Duur
Diagnose	alleen aggregaten; geen individuele gegevens bewaard
Opbouw	de duur van de kopie
Hosting	14 dagen vanaf de levering bij een betaalde bestelling, 7 dagen bij een bestelling die niets heeft gekost (art. 16.1 van de Dienstvoorwaarden), bij het bestellen verlengbaar in eenheden van 7 dagen tot 53 eenheden; herinneringen op D-30 en D-7, die bij de termijn van zeven dagen allebei op de levering vallen. Een reeds verkochte termijn wordt niet verkort door een latere wijziging van de tabel
Generatie van de jaarrekening	vluchtig; gegevens gewist bij de levering van het bestand
Vergelijkingsrapport	18 maanden vanaf de levering, op de bestelling — het enige dat de hosting overleeft (art. 10.7)
Wissing	op de vervaldag, na de herinneringen van art. 10.2 en een overdracht; wisverslag met tijdstempel

Bijlage 2 — Technische en organisatorische maatregelen (art. 32)

Aparte, gecompartimenteerde omgeving. Opbouw en hosting vinden plaats op een machine die uitsluitend daarvoor dient, gescheiden van de werkstations. Eén Odoo-instantie en één database per klant. Elke instantie draait onder haar eigen PostgreSQL-rol (LOGIN NOCREATEDB), die alleen haar eigen database bezit, zodat geen enkele klant de database van een andere klant kan oplijsten, downloaden, verwijderen of er verbinding mee kan maken — een compartimentering die de databankmotor zelf afdwingt, onder de applicatie. PostgreSQL luistert alleen op een lokale socket, met wachtwoordauthenticatie (scram-sha-256).
Geen klantgegevens op een werkstation, en geen enkele in een map die met een dienst van een derde wordt gesynchroniseerd.
Een eigen hoofdwachtwoord voor elke instantie, willekeurig gegenereerd, bewaard in een bestand met beperkte toegang — nooit een standaardwaarde.
De API-sleutel wordt nooit opgeslagen, en het wegschrijven van logs en notificaties wordt gefilterd zodat hij er nooit in kan verschijnen, zelfs niet afgekapt.
Alleen lezen op de brondatabase, geïmplementeerd als een witte lijst van methoden in de transportcomponent. Ook een generieke dispatcher wordt geweigerd. De lijst, en de SHA-256-vingerafdruk van het bestand dat ze afdwingt, worden live gepubliceerd.
Geen uitgaande e-mail vanuit klantinstanties: geplande acties en mailservers zijn daar uitgeschakeld, zodat geen enkele database naar een echte ontvanger kan schrijven.
Versleuteling onderweg (HTTPS met een erkend certificaat) voor elke toegang tot de instanties en voor de levering van bestanden.
Ondertekende downloadlinks, beperkt in gebruik en met vervaldatum.
Levenscyclusjournaal van de verrichtingen die ertoe doen (opbouw, terbeschikkingstelling, herinneringen, overdracht, vernietiging) in een register dat per hash is aaneengeschakeld.
Geen back-ups: één enkele kopie, herop te bouwen vanuit de bron (artikel 6.3).
Bewezen wissing aan het einde van de levensduur, element per element.
Controles bij het opstarten: een instantie weigert te starten als een van haar isolatie-invarianten niet is vervuld.

Bijlage 3 — Toegelaten subverwerkers

Subverwerker	Dienst	Locatie
OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankrijk	levering en exploitatie van de fysieke infrastructuur waarop de servers worden gehost (dedicated server)	Frankrijk, Europese Unie

Geen enkele andere subverwerker is betrokken. In het bijzonder:

geen enkele externe dienst voor back-up, applicatiemonitoring of analyse heeft toegang tot de gegevens;
de betalingsdienstverlener is alleen betrokken voor de financiële transactie, op uw facturatiegegevens, als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke: hij heeft toegang tot geen enkel gegeven uit de gemigreerde database en is geen subverwerker;
wanneer u ervoor kiest uw database te laten leveren in een platform waarvan u het abonnement houdt, is dat platform uw eigen verwerker (artikel 7.4).

Charbon Cinéma SRL, handelend onder de naam Anthracite Brussels · Berthelotstraat 172, 1190 Vorst, België · BE 0669.654.643 · RPR Brussel · support@anthracite.brussels Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) — versie 1.5, 7 augustus 2026. De versie die van kracht is op de dag waarop u ze aanvaardt, is de versie die van toepassing is; eerdere versies worden gearchiveerd en zijn op verzoek beschikbaar.